Checkliste und Vorlagen zur Umsetzung der DSGVO

30.05.2018

Die DSGVO verlangt insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen viel ab. Die folgenden Punkte sollten bei der Umsetzung der DSGVO nicht vergessen werden:

Behörden

• Benennung des Datenschutzbeauftragten
• Verfahrensverzeichnis erstellen und aktuell halten (Verfahrensverzeichnis erstellen Bitkom.org)
• Datenschutzfolgeabschätzung
• Technische und Organisatorische Maßnahmen (veralteter Link: TOMs erstellen bdsg-externer-datenschutzbeauftragter.de)

Lieferanten

• Prüfung auf Anbieter in Drittstaaten (bspw. Emaildienste wie Gmail/Hotmail, Alternative Mahr EDV Hosted Exchange)
• Auftragsverarbeitungsvereinbarungen (AVV-Muster Bitkom.org)

Mitarbeiter

• Verpflichtung zum Datengeheimnis (Verpflichtung Muster gdd.de)
• Schulung zum Datenschutz

Personalabteilung

• Löschung von Bewerbungen nach gesetzlichen Fristen – revisionssichere Archivierung von Emails und Möglichkeit zur Festlegung von Aufbewahrungsrichtlinien sowie automatischer fristgemäßer Löschung von Emails nach individuell einstellbaren Kriterien (Mahr EDV Hosted Exchange und Email-Archivierung)

Allgemein

• Archivierung und fristgemäße Löschung von Emails (Mahr EDV Hosted Exchange)
• Aufbewahrungsrichtlinien inkl. fristgemäßer Löschung von Datei- und Datenbankdaten
• Sichere Vernichtung von Dokumenten und Festplatten (Achtung bei Entsorgung/Verkauf von Altgeräten, die Festplatten beinhalten wie bspw. Drucker; Lösungsansätze: Schredder und zertifizierte Datenlöschung)
• Datensicherungen für das ganze Unternehmen (Mahr EDV Cloud Backup, siehe auch: Mahr EDV Checkliste sichere Datensicherung)
• Regelung und Dokumentation des Datenzugriffs (Wer darf auf welche Daten wann zugreifen?)
• Verschlüsselung von Notebooks, PCs, Festplatten, Servern (Bitlocker, Mahr EDV Monitoring)
• Gewährleistung eines aktuellen Virenschutzes (Mahr EDV Managed Virenschutz und Mahr EDV Monitoring)
• Regelmäßige Installation aktueller Updates (Mahr EDV Monitoring inkl. Managed Updates)
• Installation von USVs (Weiterbetrieb und/oder ordentliches Herunterfahren bei Stromausfall)

Webseite

• SSL-Verschlüsselung
• Prüfung des Standorts der Server für das Hosting (Alternative in Deutschland: Mahr EDV Webhosting)
• Datensicherung des Webservers regelmäßig durchführen
• Speicherung der IPs in Logs des Webservers prüfen, ggf. komplett anonymisieren, regelmäßig fristgemäß löschen
• Cookie Banner (Cookie-Artikel Heise.de)
• Prüfung des Impressums
• Datenschutzhinweis auf der Webseite und bei sozialen Medien wie Facebook
  • Wichtige Punkte: Cookies, Registriergung/Kundenkonto, Newsletter, Kontaktformular, Onlinebewerbung, Nennung Datenschutzbeauftragte, Facebook, Instagram, MySpace, SlideShare, Twitter, Youtube, Google+, LinkedIn, Pintrest, Xing, Google Analytics/Adwords, Bing, Econda, Etracker, Matomo, Webtrekk, Google Maps, Protokolle des Webservers, Remarketing, Werbung Dritter auf Ihren Seiten, WordPress Plugins, Zahlungsmöglichkeiten wie Paypal und Sofortüberweisung, Bilder von Dritten, Email- und Clouddienste wie GMail und Hotmail
  • Vorsicht bei Verzicht auf einen qualifizierten Rechtsanwalt und Nutzung kostenlosen Generatoren, denn viele liefern fehlerhafte Ergebnisse oder platzieren sogar Werbung auf Ihrer Seite (siehe auch: Generatoren-Artikel Netprofit.de)
• Google Analytics/Adwords
  • IP-Anonymisierung für Google Analytics einstellen (IP-Anonymisierung Google.com)
  • Widerspruchsrecht zur Analytics-Verwendung durch Opt-Out-Cookie ermöglichen (Opt-Out-Cookie Google.com)
  • Auftragsverarbeitungsvereinbarung und Zusatzvereinbarung mit Google abschließen (Auftragsverarbeitung Google.com)
  • Festlegung der Aufbewahrungsdauer (Aufbewahrungsdauer Google.com)
  • Aufnahme im Datenschutzhinweis

Mahr EDV Lösungen zur DSGVO

Mahr EDV bietet zahlreiche Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, die DSGVO-Herausforderungen zu meistern:

• Hosted Exchange
  Email Kommunikation für das gesamte Unternehmen mittels Mahr EDV Servern in deutschen Rechenzentren (Mahr EDV Hosted Exchange)
• Hosted Mailarchivierung
  Revisionssichere Archivierung von Emails nach Ihrer Compliance und Möglichkeit zur Festlegung von Aufbewahrungsrichtlinien und automatischer fristgemäßer Löschung von Emails (Mahr EDV Hosted Exchange und Email-Archivierung)
• Managed Backup
  Verschlüsselte regelmäßige automatische Backups Ihrer Server und PCs in deutsche Mahr EDV Rechenzentren, die höchsten Anforderungen genügen (Mahr EDV Cloud Backup)
• Monitoring
  Überwachung der Server und PCs auf bspw. Einhaltung Compliance und Verschlüsselung, Aktualität des Virenschutzes und Backups sowie Leistungsdaten und (drohende) Ausfälle (Mahr EDV Monitoring)
• Managed Updates
  Regelmäßige Installation von Updates und Patches für Server und PCs (Mahr EDV Monitoring inkl. Managed Updates)
• Managed Virenschutz
  Virenschutz auf höchstem Niveau für Unternehmen
• Webhosting
  Betrieb Ihrer Webseite auf Servern in Deutschland
• IT Service durch führungszeugnisgeprüfte und mehrfach zertifizierte Experten