Digitale Zoom-Konferenzen DSGVO-konform führen

29.04.2020

Digitale Zoom-Konferenzen bergen datenschutz- und strafrechtliche Gefahren. Mahr EDV rät zum Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages.

Zoom-Konferenzen erfreuen sich zunehmender Beliebtheit

Sie sind momentan einer der wenigen Gründe dafür, doch noch in regelmäßigen Abständen für ein gepflegtes Äußeres zu sorgen: Videoanrufe mit Kollegen, Geschäftspartnern, aber auch Familie und Freunden erfreuen sich zu Zeiten des Home-Office immer größerer Beliebtheit. Dabei erobert besonders das Online-Tool Zoom die digitale Welt und ermöglicht durch seine Benutzerfreundlichkeit und den kostenlosen Zugriff einfache Videotelefonie. Die  IT-Experten von Mahr EDV in Berlin, Düsseldorf, Köln und Potsdam geben bei der Nutzung von Zoom-Konferenzen jedoch zu bedenken, dass Risikofaktoren wie Datenschutz und Haftung nicht außer Acht gelassen werden sollten: Neben Bildern und Stimmen übermittelt die Anwendung auch Gesprächsinhalte – gerade bei geschäftlichen Videokonferenzen können so sensible Daten in den Austausch gelangen. Als amerikanischer Anbieter transferiert auch Zoom die Übertragungsdaten mit Servern im Ausland, sodass der Einhaltung der hierzulande geltenden Datenschutzbestimmungen besonderes Augenmerk geschenkt werden muss.

Zur Bedeutung des Auftragsverarbeitungsvertrages

Zoom konnte durch seine einfache Anwendung bereits eine große Fangemeinde generieren: „Gerade bei Onlinemeetings ist die Dichte an vertraulichen und personenbezogenen Daten sehr hoch, jedoch greift die Verschlüsselung nicht immer nach der in Deutschland geltenden Datenschutzgrundverordnung“, gibt Fabian Mahr zu bedenken. Deshalb rät das Team von Mahr EDV zur Unterzeichnung eines Auftragsverarbeitungsvertrags, der sogar auf der Zoom-Website zur Verfügung gestellt wird. Unter https://zoom.us/docs/de-de/privacy-and-legal.html steht das dazugehörige Dokument zum Download bereit: „Wir empfehlen gerade bei einer geschäftlichen Nutzung von Zoom, den Auftragsverarbeitungsvertrag durch den eigenen Datenschutzbeauftragten oder einen Rechtsanwalt prüfen zu lassen“, ergänzt Pascal Kube, Mitglied der Geschäftsführung bei Mahr EDV. Stimmt der Vertrag auch mit den firmeninternen Ansprüchen überein, steht einer Unterzeichnung nichts mehr im Wege und der unterschriebene Vertrag muss im letzten Schritt nur noch an Zoom gesendet werden (dpa@zoom.us).

Strafrechtliche Konsequenzen vermeiden – und weitere Tipps

Neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es weitere Vorsichtsmaßnahmen, die auch für die private Nutzung relevant sind, denn Zoom ermöglicht mit einem einfachen Klick die Aufzeichnung der Online-Meetings. Diese Funktion ist ohne Zustimmung der Teilnehmer nicht nur im Hinblick auf den Datenschutz ein sensibler Faktor, sondern kann auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. „Wir bemerken immer wieder, dass digitale Angebote oft nicht ausreichend hinterfragt werden, dabei steckt der Teufel im Detail: Eine Missachtung der geltenden Verordnungen kann teuer und unter Umständen auch zu einem Sicherheitsrisiko werden“, wissen die Experten von Mahr EDV. Um Bußgelder und andere Strafen zu vermeiden, ist die Konsultation von fachkundigen Experten wie Datenschutzbeauftragten und Systemhäusern bei technischen Einrichtungen heutzutage unerlässlich. Mit mehr als 20 Jahren in der IT-Branche haben Mahr und Kube ihre Kunden schon öfter vor den versteckten Gefahren des digitalen Fortschritts bewahren können und teilen ihre Tipps für einen sicheren Umgang mit Zoom-Meetings in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung auf ihrer Website.