Email Archivierung – technische und rechtliche Aspekte

05.01.2016

Durch die stetig zunehmenden Digitalisierung hat sich der Büroalltag in Unternehmen in den letzten Jahren stark verändert, so dass die IT-Struktur nun mit zwei entscheidenden Anforderungen konfrontiert wird: Hosted Exchange und revisionssichere Email Archivierung.

Das moderne Büro

Viele Unternehmen nutzen bereits Hosted Exchange Lösungen, sodass E-Mails, Kontakte, Kalender, Termine, To-Do-Listen und weitere Daten zentral abgelegt, verwaltet und synchronisiert werden, damit sie kontinuierlich auf dem je aktuellen Stand sind, wenn sie von mehreren berechtigten Anwendern abgerufen und verändert werden.

Der ein- und ausgehende Email-Verkehr (ggf. mit Dateianhängen) wird durch Gesetze zur revisionssicheren Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten geregelt. Unter revisionssicherer Archivierung nach GoBS wird u.a. folgendes verstanden: Vollständigkeit, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Nutzung nur durch Berechtigte, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie Sicherheit, Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Gesamtverfahrens. Hosted Email-Archivierung steht für eine zentrale Lagerung und Sicherung der Daten bei dezentralen Zugriffsmöglichkeiten.

Konfliktpotential der Email Archivierung in der Praxis

Auf der einen Seite bietet die (zentrale) Email Archivierung mit vernünftigem Ablagesystem nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, etwa das schnelle Auffinden interner und externer Absprachen, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar: Die geltenden rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten können nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden.

Auf der anderen Seite ist gerade der rechtliche Aspekt der Email Archivierung sehr vielschichtig und von zahlreichen Grauzonen geprägt. Zu unterscheiden wäre nicht nur zwischen aufbewahrungspflichtigen und nicht-aufbewahrungspflichtigen Emails und Anhängen; für verschiedene Arten elektronischer Dokumente gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Angesichts der Masse täglich empfangener und versendeter Emails gehen viele Unternehmen daher dazu über, einfach alle Emails über große Zeiträume zu archivieren. So entfällt zwar der Zeit- und Verwaltungsaufwand entsprechender Kategorisierungen, doch verursacht diese Lösung zum einen vermeidbare Kosten in Sachen benötigter Speicherkapazitäten; zum anderen – und entscheidender – führt dieses Vorgehen nicht selten in Konflikte mit Datenschutzgesetzen.