Hosted Exchange & Email-Archiv

Mit der stetig zunehmenden Digitalisierung von Daten hat sich der Büroalltag in Unternehmen gravierend verändert, so dass auch die IT-Struktur eines jeden Office heutzutage mit zwei entscheidenden Anforderungen konfrontiert wird.

Mobilität: Es ist aus modernen Büros nicht mehr wegzudenken, dass mehrere Mitarbeiter von unterschiedlichen Orten aus via Intra- oder Internet auf ein- und dasselbe elektronische Dokument zugreifen und dieses bearbeiten. In diesem Sinne bedeutet Hosted Exchange, dass E-Mails, Kontakte, Kalender, Termine, To-Do-Listen und weitere Daten zentral abgelegt, verwaltet und synchronisiert werden, damit sie kontinuierlich auf dem je aktuellen Stand sind, wenn sie von mehreren berechtigten Anwendern über mobile Endgeräte abgerufen und verändert werden.

Archivierung: Die Gesetze zur revisionssicheren Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten umfassen inzwischen auch den ein- und ausgehenden E-Mail-Verkehr. Revisionssichere Archivierung bedeutet nach GoBS u.a.: Vollständigkeit, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Nutzung nur durch Berechtigte, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie Sicherheit, Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Gesamtverfahrens. Hosted E-Mail Archivierung steht für eine zentrale Lagerung und Sicherung der Daten bei dezentralen Zugriffsmöglichkeiten. Neben der Rechtskonformität und –sicherheit bietet ein zentrales und strukturiertes Ablagesystem daher zudem den (nicht nur geldwerten) Vorteil, Informationen schneller aufzufinden und sich gegen den etwaigen Verlust relevanten Wissens oder auch interner Absprachen abzusichern.

Hosted Exchange und Hosted E-Mail-Archivierung (revisionssicher) – kosteneffizient mit Mahr EDV

Ein reibungsloser und gegen Datenmissbrauch durch unbefugte Dritte gesicherter Ablauf der Prozesse um Hosted Exchange und revisionssichere Hosted E-Mail-Archivierung setzt technisches und rechtliches Know-how voraus. Schließlich gilt es, beim komplexen Zusammenspiel aus entsprechender Server-, Client-, Intra- und Internetsoftware, Dokumenten-Management-Systemen (DMS), Synchronisationsprotokollen, Berechtigungen, Verschlüsselungs- und Archivierungssystemen sowie Speicherplatzverwaltung auf der einen Seite und den spezifischen Anforderungen sowie Mitteln eines bestimmten Unternehmens auf der anderen Seite den Überblick zu wahren.

Mahr EDV berät Sie zum Gesamtkonzept, indem bewährte Standard-Lösungen individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden. Gerne übernehmen wir dessen Umsetzung und hosten Ihre Daten absolut sicher auf managed vServern in unserem Rechenzentrum in Deutschland, so dass Sie sich ganz auf Ihre Kerngeschäfte konzentrieren können. Mahr EDV schafft Lösungen, die ihr Geld wert sind, da sie mitwachsen und eine lange Nutzungsdauer garantieren. Selbstverständlich können Sie sich auch in Sachen Wartung, Prüfung, Konfiguration und Störungsbeseitigung auf uns verlassen.

Die Vorteile auf einen Blick

Mobilität: (berechtigter) Zugriff auf E-Mails, Kalender, Kontakte etc. von überall und jederzeit
Flexibilität und skalierbare Kosten: Sie als Kunde bestimmen die Anzahl der Postfächer und die Größe des E-Mail-Speichers (prinzipiell: nicht limitiert).
Entlastung der lokalen IT-Struktur: keine Wartung und Hardwarebereitstellung; Wegfall von Datensicherungsprozessen; Entlastung der E-Mail-Server bzw. von Arbeitsplatzrechnern
Konzentration aufs Kerngeschäft möglich, da Mahr EDV das Server-Hosting und alle damit zusammenhängenden Aufgaben zuverlässig übernimmt, wie:
Höchste Verfügbarkeit: durch redundante Server und Speichersysteme
Automatische Synchronisation und Datenabgleich auf allen verbundenen Endgeräten
Kontinuierliche Datensicherheit durch 3-fach Schutz: 1) regelmäßige automatische Backups gegen Datenverlust. 2) Spam- und Virenschutz (optional): Wir halten Ihr Postfach zuverlässig frei von Spam, Viren und Phishing-Mails durch vorkonfigurierte Spam- und Virenfilter. 3) Verschlüsselte Datenübertragung gegen Datenmissbrauch durch unbefugte Dritte (optional)
Revisionssichere E-Mail-Archivierung (optional): Einhaltung gesetzlicher Vorschriften garantiert
Anwenderfreundlichkeit: Indizierung aller Daten und effektive Volltext-Suche über das Archiv. Suche und Wiederherstellung einzelner gelöschter E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte, Aufgaben, Notizen durch den Endanwender möglich.
Dokumentation: einfaches Auffinden beweissicherer E-Mails und Absprachen bei rechtlichen Auseinandersetzungen
zukunftssicher: Hohe Kompatibilität zu zukünftigen Betriebssystemen
Große Aufbewahrungszeiträume: Archivierung für eine Dauer von bis zu 30 Jahren möglich
24/7 Service: Unser geschultes Expertenteam steht Ihnen für Wartung und Fehlerbehebung rund um die Uhr zur Seite.

Möchten Sie mehr über Hosted Exchange oder Hosted E-Mail-Archivierung erfahren? Nutzen Sie unsere kostenlose Erstberatung für Firmen. Wir sind über das Kontaktformular, per Email oder telefonisch erreichbar und freuen uns auf Sie.