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Mailarchivierung – was Sie wissen sollten

Mahr EDV in Kennzahlen

1999

Gründung

239

Mitarbeiter

30

Mio. € Umsatz

14

Standorte

98%

Kundenzufriedenheit

733

Kunden

25

Jahre Erfahrung

24/7

Notfallservice

Mailarchivierung – was Sie wissen sollten

Unter dem Begriff Mailarchivierung versteht man die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten. E-Mails haben sowohl im Geschäftsleben, als auch im privaten Bereich fast vollständig die Gleichberechtigung gegenüber dem Briefverkehr erlangt. Dadurch ergeben sich auch gesetzliche Verpflichtungen, die die Verwaltung direkt beeinflussen. Darunter fallen zum Beispiel die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie Basel II. Sobald eine E-Mail eine elektronische Unterschrift besitzt, ist sie ein rechtsverbindliches Original. Der Anwender hat diese zentral und langfristig zu sichern. Besonders steuerrechtlich relevante E-Mails müssen seitens des Unternehmens aufbewahrt werden, sodass ein unmittelbarer Zugriff durch Steuerbehörden gewährleistet wird. Dies hat zur Folge, dass die Verwaltung von E-Mails immer aufwändiger und komplexer wird. Reine E-Mail-Systeme sind nicht für die langfristige Aufbewahrung von Mail-Objekten gedacht.

Welche Möglichkeiten gibt es bei der Mailarchivierung?

Im Allgemeinen wird zwischen server- und clientseitiger Archivierung unterschieden. Bei der serverseitigen Archivierung werden alle eingehenden E-Mails direkt in ein Archivsystem übertragen. Damit wird sichergestellt, dass alle Nachrichten manipulationsfrei gespeichert werden. Diese Methode erfordert hohe Speicherplatzkapazitäten. Unerwünschte Nachrichten sollten deswegen durch einen Spamfilter aussortiert werden. Der Zugriff erfolgt nicht direkt auf das E-Mail-System, sondern auf eine Referenz direkt auf das Archiv. Dadurch kann der E-Mail Server entlastet werden.
Bei der clientseitigen Mail-Archivierung bestimmt der Anwender selbst, welche E-Mails archiviert werden sollen. Das gibt dem Anwender ein hohes Maß an Flexibilität, birgt aber die Gefahr, wichtige E-Mails versehentlich nicht zu archivieren.

Sichere und rechtskonforme Mailarchivierung mit Mahr EDV

Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Mailsysteme sollten individuell im Hinblick auf Ihr Unternehmen abgewogen werden. Mahr EDV berät Sie zu Ihrer kompletten IT-Infrastruktur und berücksichtigt ebenso bestehende CRM-Systeme sowie Dokumentenmanagement-Lösungen. Erfahren Sie hier mehr zum Thema Hosted Exchange & Email-Archiv.
Vereinbaren Sie dazu einfach ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wir betreuen Kunden in Berlin, Potsdam und im Raum Düsseldorf. Wir freuen uns auf Ihren Anruf!

Dienstleistungen

Wir bieten

Mahr EDV sorgt durch IT Betreuung und Beratung dafür, dass Sie störungsfrei arbeiten können.

Eine reibungslos funktionierende IT stellt heutzutage in nahezu allen Unternehmen die Voraussetzung für effizientes Arbeiten dar.

Gerade im Bereich der Informationstechnik gibt es aber stetig neue Erkenntnisse, technischen Fortschritt und Risiken, die für die eigenen Belange relevant sind.

Mit steigender Komplexität der Unternehmens-IT bleiben zudem auch Herausforderungen wie Viren, Hardwareausfall oder Spamattacken nicht aus.

Um hier keine Entwicklung zu verpassen, sollten insbesondere Firmen über externes IT Consulting nachdenken. Dieser Schritt bietet viele Vorteile.

Beratung & Installation

Nicht für jedes Unternehmen lohnt es sich, eigene Spezialisten, die den IT Support betreiben, zu beschäftigen.

Auch in großen Unternehmen mit IT Abteilung stellen sich Herausforderungen, für deren Bewältigung ein externer Fachmann hinzugezogen werden muss.

Bei Mahr EDV arbeiten Experten, die aufgrund langjähriger Erfahrung in der Lage sind, ganz verschiedene IT Aufgaben zu lösen. Neben Beratung, Installation und Wartung übernehmen wir auch den IT-Support, um beim Auftreten von Störungen, Serverausfällen, Bedrohungen Ihrer Datenbestände etc. möglichst schnell dafür zu sorgen, dass wieder störungsfrei gearbeitet werden kann.

IT-Support & Helpdesk

Mahr EDV ist ein IT Unternehmen, das seinen Kunden die Möglichkeit eines täglich 24 Stunden erreichbaren Notfallservices bietet, denn nicht alle unsere Kunden arbeiten nur zu den üblichen Bürozeiten.

Auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen kann Ihr Spezialist von Mahr EDV innerhalb von zwei Stunden vor Ort sein oder ggf. das Problem über den Remote Support beseitigen.

24/7 Notfall Service

Sie wünschen sich gleichbleibende Kosten und die Vermeidung von unvorhersehbaren Notfällen?

Dann ist ein flexibel auf Ihre Anforderungen und Kapazitäten abgestimmter Wartungsvertrag mit Mahr EDV genau das Richtige!

Durch den Wartungsvertrag bleibt es Ihnen zum einen erspart, mühsam nach adäquaten Technikern zu suchen. Sie haben jederzeit Ihren persönlichen Ansprechpartner direkt an der Leitung, der sich mit Ihrer IT auskennt und sich um alles kümmert. Zum anderen sorgen wir dafür, dass die Wartung Ihrer IT-Landschaft wirtschaftlich bleibt und zugleich messbare wirtschaftliche Vorteile schafft.

Server/Netzwerk Wartung

Bei Mahr EDV arbeiten Experten, die aufgrund langjähriger Erfahrung in der Lage sind, ganz verschiedene IT Aufgaben zu lösen.

Neben Beratung, Installation und Wartung übernehmen wir auch den IT-Support, um beim Auftreten von Störungen, Serverausfällen, Bedrohungen Ihrer Datenbestände etc. möglichst schnell dafür zu sorgen, dass wieder störungsfrei gearbeitet werden kann.

Vor-Ort-Service